Para evitar despesas  com viagens para encontros rápidos,  ou estressantes congestionamentos nas grandes cidades, a videoconferência passou a fazer parte da rotina de algumas instituições e entre seus diretores, servidores e fornecedores.

Líderes  e liderados veem nessa nova ferramenta uma maneira segura de aproveitar os recursos tecnológicos para  manter uma  agenda de trabalho, fornecer orientações e receber informações necessárias sem comprometer a execução de outras atividades.

E vale lembrar que, assim como numa entrevista de emprego ou numa festa de fim de ano, existem algumas regras de etiqueta. O The Wall Street Journal conversou com especialistas e elaborou um pequeno guia de como se comportar durante uma videoconferência.  Neste espaço A IMAC, compartilha estas informações visando instruir e aperfeiçoar nossas próximas reuniões feitas através da Web: 

Não digite

O barulhinho das teclas pode incomodar a pessoa do outro lado e ainda dar a impressão que você não está dando a atenção devido ao que está sendo falado. Se você precisar anotar algumas informações durante a reunião, anote num papel ou coloque o microfone do computador no mudo.

Procure olhar para as pessoas

Uma forma de passar confiança para as demais pessoas que fazem parte da reunião é olhar para as pessoas com frequência. Quando for a sua vez de falar, procure olhar para a câmera por mais tempo. Enquanto você apenas ouve, pode olhar para a janela da videoconferência. Se quiser evitar desviar os olhos por muito tempo, coloque a tela da videoconferência próxima ao microfone.

Evite se alimentar durante a reunião

Geralmente não se leva comida para as reuniões de trabalho. O mesmo deve acontecer na videoconferência. Principalmente porque não é agradável as pessoas ouvirem você mastigando e observarem sua boca cheia pela câmera.

Evite interrupções

Ao ser interrompido pode perder o raciocínio, o que pode comprometer o andamento da entrevista. Se você vai fazer a videoconferência no escritório, peça para não ser interrompido e desligue o celular ou deixe no silencioso, mas longe da câmera. Se estiver em home office, evite que pessoas e animais entrem na sala ou que façam barulhos que possam desconcentrar as pessoas participantes.

Não saia sem avisar

O ideal seria permanecer até o final da reunião, mas, caso você precise se ausentar por qualquer motivo, procure avisar. Sempre. Caso a reunião envolva muita gente e você não consiga em alto e bom som que vai sair da sala, mande uma mensagem privada para algum colega da reunião. Se a reunião envolver pouca gente, avise a todos que precisará se ausentar por alguns minutos. E caso você use microfones presos à roupa, lembre-se de tirá-los antes de sair!

Cuidado com a imagem de fundo

Procure ligar a câmera em um ambiente neutro, de forma que nada atrás de você possa dispersar quem está visualizando você pela câmera. Nada impede que o fundo você tenha objetos ou quadros, desde que eles tirem o foco da conversa.

Fuja de problemas técnicos

Se sabe que vai precisar fazer uma videoconferência, horas antes ou, se possível, no dia anterior, verifique se tudo está funcionando corretamente. Seria muito chato você não conseguir participar da reunião porque precisa fazer a atualização de algum software. Teste também microfones. Ao final, certifique-se de que a chamada realmente acabou, de forma que você não cometa gafes.

Mantenha a postura

Se você não tem o costume de se vestir bem para trabalhar em casa, na hora de fazer uma videoconferência isso será necessário. Não faça videoconferência deitado na cama, ao lado de crianças ou de animais de estimação ou vestido de pijama ou roupas formais demais. Lembre-se que esta é uma reunião de trabalho e você precisa manter a postura para passar credibilidade.

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